Admisión de consultas de inmigración: de la primera llamada al caso contratado

Casi todas las personas que llaman a una firma de inmigración tienen miedo, poco tiempo o las dos cosas. Muchas se sienten más cómodas en otro idioma. Cómo atiende su firma la primera llamada decide si la persona agenda, llega a la cita y la contrata. Esta guía recorre ese camino, desde el primer timbre hasta el contrato firmado.

¿Cómo debe ser la primera llamada?

Conteste en el idioma de quien llama, o ofrezca devolver la llamada en ese idioma en un plazo corto y claro. Pregunte quién llama, el mejor número y si es seguro dejar un mensaje. Después haga una pregunta abierta: “¿Qué está pasando que hoy lo llevó a llamar?” Deje que la persona termine antes de clasificar nada.

Nuestra guía de admisión explica el flujo general. En inmigración se suman dos cosas: el idioma de la llamada y la rapidez para clasificar.

¿Cómo se clasifica lo urgente sin dar asesoría legal?

Quienes atienden la admisión no son abogados. Su trabajo es notar las palabras que significan “abogado ya” y pasar la llamada. Use una lista corta, acordada con sus abogados, y léala siempre igual.

La frase para quien llama con urgencia es sencilla: “No puedo darle asesoría legal, pero hoy mismo comunico esto con un abogado.”

¿La primera consulta debe ser de pago o gratuita?

Elija a propósito y dígalo temprano. La consulta de pago cubre el tiempo del abogado y suele atraer a quienes piensan contratar. La gratuita baja la barrera para quienes tienen miedo y comparan oficinas. Ninguna es la correcta para toda firma.

Cómo pedirla, con palabras sencillas: “La consulta tiene un costo fijo y usted recibe un resumen escrito de sus opciones. Si nos contrata, lo aplicamos a los honorarios.” Prometa el crédito solo si la firma lo cumple. Diga el precio o la palabra gratis antes de que pregunten, y explique qué incluye la cita.

¿Qué hay que prever con intérpretes y cobertura de idiomas?

Cobertura significa que contesta alguien capacitado en el idioma, no un amigo de quien llama ni una aplicación gratuita de traducción para hechos legales. Decida de antemano:

1. Qué idiomas hablan su personal o sus abogados con suficiente nivel para una primera llamada.
2. En qué horarios se cubre cada idioma.
3. Qué hacen cuando no hay nadie: un mensaje en ese idioma y una hora de devolución de llamada.
4. Cómo conseguir un intérprete profesional para la consulta misma.

Nuestra página de servicios en español muestra cómo funciona para la admisión en español, y la guía de marketing en español cubre anuncios y páginas.

¿Y si llama un familiar en lugar del cliente?

Con frecuencia llama un cónyuge, un padre o un hijo. Anote su nombre y número, y pregunte si la persona que necesita ayuda sabe de la llamada. Ofrezca una cita o una llamada a tres para que el cliente hable por sí mismo. El personal no debe comentar detalles del caso, aparte de agendar, hasta que el abogado decida quién puede participar.

¿Cómo se atiende el miedo a las estafas y al notario?

Muchas personas ya pagaron a un “notario” o a un consultor que no era abogado. En Estados Unidos un notario no es abogado y no puede dar asesoría legal; la página sobre notario no es abogado reúne lo que dicen varios estados. Nunca use esa palabra para describir a su firma.

Diga quién es en el primer minuto: una firma de abogados, el nombre del abogado, la dirección de la oficina. Diga lo que la firma no hace: no promete resultados ni pide pagos por aplicaciones a desconocidos.

¿Qué debe traer el cliente a la consulta?

Envíe esta lista por texto o correo, en el idioma del cliente, justo después de agendar.

• Pasaporte y cualquier otra identificación con foto
• Todos los papeles de una agencia de inmigración o de una corte, por ambos lados
• Fechas de entrada y solicitudes anteriores, tal como la persona las recuerde
• Nombres y fechas de nacimiento de los familiares involucrados
• Cualquier papel de un preparador o abogado anterior
• Pruebas de la relación familiar o laboral, si forma parte del trámite

¿Cada cuánto se da seguimiento?

Dé seguimiento con un calendario fijo y escrito: un recordatorio el día anterior, un mensaje breve al día siguiente de la cita y otro unos días después para quienes no han firmado. Pregunte a cada persona cómo prefiere que la contacten y si es seguro un mensaje de voz o un texto. Deténgase cuando diga que no.

¿Qué se cuenta y cómo se separa por idioma?

Lo que importa es el caso contratado en los registros de la propia firma. La consulta agendada es una señal temprana. La consulta realizada es un paso intermedio. El contrato firmado es el resultado. Separe cada paso según el idioma del primer contacto, para que una línea débil en español no quede escondida dentro de un promedio fuerte en inglés.

Nuestros servicios de reportes de casos firmados y de monitoreo de admisión ayudan a llevar estas cuentas. Para el lado del marketing, vea el área de inmigración y la guía de marketing para abogados de inmigración.

Qué significa para su firma

• Clasifique las llamadas urgentes sin dar asesoría legal y pásele el caso al abogado el mismo día.
• Cubra los idiomas que hablan sus clientes, con un plan de intérpretes que pueda describir en una frase.
• Cuente los clientes firmados por idioma, para ver qué llamadas se pierden antes de agendar la consulta.

Empiece con una revisión gratis en video y le mostraremos dónde se pierden las llamadas antes de agendar una consulta. Probative es una firma de marketing, no una firma de abogados, y esta guía no es asesoría legal.